Gestione documentale
La gestione documentale è un processo regolamentato dal codice dell’amministrazione digitale, che consente di conservare i documenti informatici e informatizzati in formato digitale permettendo, nei casi previsti dalla norma, di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa.
Serve a garantire il rispetto nel tempo, al di là dell’evoluzione normativa e tecnologica, dei requisiti individuati dal legislatore per i documenti informatici: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Per ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali si può ricorrere a sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS): software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate) gestendo procedure e flussi documentali (workflow).
I servizi offerti riguardano la:
1 DEMATERIALIZZAZIONE
2 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
3 CONSERVAZIONE DIGITALE
Documenti che possono essere conservati in modalità digitale
· Contratti
· libro giornale e libro degli inventari
· Fatture elettroniche PA (attive e passive)
· Fatture elettroniche B2B (attive e passive)
· Notifiche Fatture Elettroniche
· Email ordinarie
· Ricevute fiscali e scontrini fiscali
· Documenti di trasporto (DDT) emessi e ricevuti
· Bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
· Scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
· scritture ausiliarie di magazzino Registro dei beni ammortizzabili Registri IVA
· Dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
· Modelli di pagamento (F23 e F24)
· Libri sociali
· Mastro
· Libro cespiti
. Libro unico del lavoro (LUL) Relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
· Scritture e documenti del settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo.
Normative di riferimento
Le regole tecniche del DPCM del 3/12/2013 ed emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale, illustrano i requisiti che un sistema di conservazione deve possedere per potersi definire “a norma”, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici.
Le regole tecniche descrivono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità̀ individuando le figure del produttore dei documenti, dell’utente e del responsabile della conservazione.
Diventa obbligatoria, inoltre, la redazione del manuale di conservazione che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i loro ruoli, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento nel tempo del sistema di conservazione.
Oltre al DPCM 3 dicembre 2013, la normativa si è interessata anche alla conservazione digitale dei documenti fiscali e tributari, ora disciplinata dal decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.
Corsi per professionisti ed imprese
La Technet Studio forma responsabili e professionisti di imprese come responsabili nella gestione documentale, una figura professionale di estrema importanza che si colloca idealmente in un contesto di back office.
Secondo le linee guida dell’Agid in materia di regolamentazione di archiviazione digitale per le imprese che devono adeguarsi alla dematerializzazione e conservazione documentale, il responsabile della gestione documentale è un dirigente o funzionario in possesso di requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica, dedicato al servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.
Per ricevere ulteriori informazioni sulla partecipazione ad un corso di formazione professionale in qualità di responsabile della gestione documentale, le aziende interessate che devono adeguarsi agli standard della conservazione documentale possono inviare una email alla direzione dalla sezione contatti proponendo un piano di formazione professionale rivolta ai dipendenti in qualità di responsabile gestione documentale, per conseguire gli strumenti utili alla dematerializzazione con immissione di dati (data entry), archiviazione e conservazione digitale documentale.
